La gouvernance des données, elle, est un terme qui définit les règles de la gestion des données, mais aussi comment l’entreprise peut prouver comment ces règles sont respectées. C’est un ensemble de processus qui garantissent que les données sont correctement gérées au sein d’une entreprise. Nous vous expliquons les enjeux d’une bonne gestion des données, mais aussi les bonnes pratiques de gestion et de gouvernance de données.
Définition de la gestion des données
La gestion des données est une pratique qui consiste à recueillir, conserver organiser et gérer des données. Avoir une bonne gestion des données est important pour les entreprises. Cela leur permet de rester conformes avec les diverses réglementations de traitement des données comme le RGDP, mais aussi de gagner en efficacité et en organisation. La gestion des données digitales peut inclure différentes opérations :
- La collecte des données.
- La création des données.
- L’accès aux données et leur utilisation.
- L’échange de données d’une base de données ou d’une application à une autre.
- L’archivage et la sauvegarde des données.
- La suppression des données conformément aux normes de conformité et aux calendriers de conservation des données.
Enjeux pour l’entreprise
Les enjeux d’une bonne gestion des données couplée à une parfaite gouvernance des données sont multiples pour les entreprises. Pour commencer, la collecte des données tierces et leur utilisation sont fortement réglementées. Définir un processus de récolte et de traitement des données permet à l’entreprise de rester en conformité avec les différentes normes. D’un point de vue interne, une bonne gestion et une bonne gouvernance des données permettent d’optimiser les performances et l’organisation de l’entreprise. Le plan de gouvernance stipule qui est en charge des données et la manière dont il doit les traiter conformément au RGPD. La gouvernance sert aussi à préserver la qualité des données. Elle évite les doublons, les erreurs de pilotage et les décisions basées sur les mauvaises données. Enfin, la gestion des données professionnelles réduit les risques de fuites de données sensibles, de suppression accidentelle ou de détournement des données.
Bonnes pratiques
- Commencez par définir les rôles de chacun dans la gestion des données numériques.
- Faites la liste des datas traitées (données brutes, fichiers clients, documents, vidéos, photos…).
- Établissez un processus clair.
- Nommez vos fichiers avec des noms explicites.
- Stockez ces derniers dans des dossiers clairs.
- Choisissez une solution de stockage (interne et local, externe sur le Cloud ou un serveur dédié).
- Planifiez des sauvegardes régulières (si vous choisissez un stockage distant avec un hébergeur, ce processus sera automatisé).
- Limitez l’accès aux données les plus sensibles.
- Définissez un système de partage des données sécurisé.
- Définissez les outils qui peuvent être utilisés et ceux dont l’utilisation est exclue.
- Prévoyez un calendrier de tri et de suppression des données non conformes ou superflues.
- Compilez tous vos processus dans un plan de gouvernance, essentiel pour documenter votre stratégie de traitement des données et pour la conformité de votre entreprise.
Gouvernance et conformité
La gouvernance des données spécifie qui traite les données, comment en suivant quelles étapes. Ce système ne laisse pas de place à l'improvisation et sécurise vos données. Les entreprises disposant d’un plan de gouvernance encourent moins de risques de ne pas être en conformité avec le RGPD. Elles savent parfaitement comment collecter, organiser, utiliser et analyser les données personnelles. La CNIL elle-même insiste sur l’importance de responsabilité dans la gestion des données.
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