Externaliser son système d'information : stratégie pour une transition réussie
En effet, confier la gestion de son infrastructure informatique à des prestataires externes présente de nombreux avantages tels que la sécurité, la performance, la simplicité, la souplesse et la maîtrise des coûts. Dans cet article, nous étudierons comment orchestrer une transition réussie vers l'externalisation de son SI.
Analyser ses besoins et définir ses objectifs
Avant d'entamer la démarche d'externalisation, il est primordial de réaliser un diagnostic précis de ses besoins en termes de services informatiques. Cela signifie évaluer la pertinence et l'efficacité actuelle de son système d'information, identifier les domaines où il y a une marge d'amélioration ou à externaliser. Les objectifs doivent être clairs et pris en compte dans les critères de sélection des prestataires : amélioration de performance, économies sur les coûts, flexibilité opérationnelle, etc.
Exemples d'objectifs :
- Améliorer la sécurité des données et des systèmes
- Optimiser la rapidité et la fiabilité des applications métiers
- Favoriser l'évolution technologique du SI
- Disposer d'une expertise en matière de gestion informatique
- Libérer du temps pour se recentrer sur son cœur de métier
Bien choisir son prestataire externe
Pour réussir sa transition vers l'externalisation de son système d'information, il est essentiel de bien sélectionner les partenaires et prestataires externes. Les critères à étudier comprennent notamment :
- Leurs compétences techniques et métiers
- Leur expérience avec des clients similaires (taille, secteur, besoins, etc.)
- Les garanties proposées en termes de sécurité, performance et fiabilité
- La conformité aux normes et certifications pertinentes
- Le rapport qualité/prix des services offerts
Des échanges réguliers devront être effectués entre le prestataire et la direction de l'entreprise pour discuter de l'évolution des besoins, mais aussi résoudre d'éventuels problèmes ou points bloquants.
Mettre en place une gouvernance adaptée
Une bonne gouvernance informatique est indispensable pour piloter efficacement le processus d'externalisation du SI. Cela implique la mise en place d'un comité de pilotage dédié à l'accompagnement de la transition qui va évaluer les performances du prestataire et vérifier régulièrement que les objectifs fixés sont atteints.
Principaux rôles du comité de pilotage :
- Valider le choix des projets à externaliser et leur priorisation
- Définir et suivre les indicateurs clés de performance (KPI)
- Mettre en place et analyser des tableaux de bord de suivi de l'externalisation
- Communiquer régulièrement avec le prestataire pour s'assurer de l'avancement des projets
- Alerter et décider des actions correctives en cas de déviation par rapport aux objectifs initiaux
Opter pour un accompagnement progressif vers l'externalisation
Pour minimiser les risques et assurer une transition réussie, il est conseillé d'opter pour une stratégie d'externalisation progressive. Cela permet de tester la performance du prestataire sur des projets pilotes ou services informatiques moins critiques pour l'entreprise avant de lui confier l'ensemble du système d'information.
Un tel accompagnement permettra aussi aux collaborateurs internes de s'adapter au changement et d'acquérir progressivement les compétences nécessaires pour travailler efficacement avec les équipes externes.
Réviser régulièrement sa stratégie
L'externalisation du SI étant un processus dynamique, il est important de réviser régulièrement sa stratégie afin de rester en phase avec l'évolution des besoins de l'entreprise et les nouvelles attentes technologiques. Des audits périodiques devront être menés pour ajuster les services externalisés, identifier de nouveaux projets à externaliser, ou encore réinternaliser certains services si cela est jugé plus bénéfique pour l'entreprise.
En somme, réussir sa transition vers l'externalisation de son système d'information nécessite une démarche structurée basée sur l'analyse des besoins, la bonne sélection des partenaires et prestataires externes, la mise en place d'une gouvernance adaptée, un accompagnement progressif et une révision régulière de la stratégie mise en place.