Comprendre le Shadow IT et ses enjeux pour les entreprises

Définition du Shadow IT

Le terme « Shadow IT », souvent traduit en français par « informatique fantôme » fait référence à l'ensemble des usages, des logiciels et des matériels informatiques mis en place sans l'accord ni le contrôle des services informatiques internes d'une entreprise. Ces solutions peuvent être initiées par les collaborateurs eux-mêmes lorsqu'ils cherchent à contourner les contraintes imposées par leur système informatique ou à faciliter leurs tâches quotidiennes.

Cette pratique présente plusieurs risques pour l'entreprise, notamment en matière de sécurité des données et de conformité avec la législation en vigueur. De plus, elle peut également engendrer des problèmes techniques, entrainant une surcharge de travail pour l'équipe informatique officielle.

Causes et raisons d'apparition du Shadow IT

Le Shadow IT trouve son origine dans plusieurs facteurs, qui peuvent varier selon les entreprises et leurs contextes spécifiques.

• L'absence de procédures claires : Lorsque les procédures mises en place par les équipes informatiques ne sont pas clairement définies, communiquées et mises à jour, cela peut favoriser l'installation de solutions non autorisées.
• La rigidité du système informatique : Les systèmes clés en main peuvent parfois être perçus comme rigides par les utilisateurs, qui décident alors de recourir au Shadow IT pour bénéficier d'un peu plus de flexibilité et de personnalisation dans leur travail quotidien.
• Délais de mise en place de nouvelles solutions trop longs : Certains salariés, pressés par le temps ou soumis à une charge de travail intense, recourent au Shadow IT pour éviter de passer par de longs processus internes afin de mettre en œuvre une nouvelle solution informatique.
• Méconnaissance des outils existants : L'équipe informatique doit veiller à communiquer et former les utilisateurs aux outils officiels mis à disposition. Si cette étape est négligée, ces derniers risquent de rechercher des alternatives sans nécessairement signaler ce besoin à l'équipe dédiée.

Les risques associés au Shadow IT

Bien que certains collaborateurs invoquent la praticité et la commodité du Shadow IT, plusieurs risques sont intrinsèquement liés à cette pratique et peuvent nuire à l'entreprise sur différents plans.

Risques pour la sécurité des données

L'un des principaux risques liés au Shadow IT concerne la sécurité des données de l'entreprise. En effet, lorsque les collaborateurs utilisent des applications ou stockent des informations en dehors du système informatique officiel, cela peut exposer les données sensibles à des cyberattaques ou à des fuites d'information. Les logiciels non autorisés peuvent également être vecteurs de virus ou autres malwares pouvant mettre en péril l'intégrité du réseau interne.

Risque juridique et de conformité

Le Shadow IT peut également poser des problèmes en termes de conformité aux réglementations en vigueur. Par exemple, certaines licences logicielles ne permettent pas une utilisation en entreprise sans accord préalable du fournisseur, tandis que LOie sur la protection des données (RGPD) impose des règles strictes pour le stockage et le traitement des informations personnelles.

Risques techniques et impact sur les ressources informatiques

L'utilisation de logiciels non officiels ou d'un matériel non homologué par l'équipe informatique peut engendrer un certain nombre de problèmes techniques, tels que des conflits entre applications, des ralentissements du réseau ou encore des erreurs de configuration. De plus, lorsque des incidents sont liés au Shadow IT, le temps consacré à leur résolution est souvent bien supérieur à celui nécessaire pour traiter des demandes de support "classique".

Les entreprises face au Shadow IT

Face à ces défis posés par le Shadow IT, les entreprises adoptent différentes stratégies afin d'en minimiser les risques et d'optimiser leur usage.

• Audit et cartographie des usages : Identifier les outils, applications et services non autorisés dans l'entreprise permet de se rendre compte de l'étendue des pratiques de Shadow IT et d'y apporter des solutions adaptées.
• Sensibilisation des utilisateurs : Il est essentiel de faire comprendre aux collaborateurs les risques liés à l'utilisation de solutions non homologuées et de les encourager à solliciter le service informatique en cas de besoin.
• Amélioration du dialogue entre l'équipe informatique et les autres services : Encourager la communication entre les équipes peut permettre d'anticiper et de mieux répondre aux besoins exprimés par les salariés. Une meilleure compréhension mutuelle facilite également la mise en place de nouvelles applications ou services, sans recourir au Shadow IT.
• Mise en place de procédures claires et de solutions alternatives : L'identification des principales raisons qui poussent les employés à utiliser des outils non officiels permet à l'équipe informatique de proposer des alternatives plus adaptées ou encore de concevoir des procédures pour la demande et l'intégration de nouveaux logiciels.

Pour conclure, il convient de noter que bien que le Shadow IT représente un défi significatif pour les entreprises, il peut aussi être perçu comme une occasion de repenser l'usage des ressources informatiques et de les optimiser. En comprenant les motivations des utilisateurs de ces solutions "fantômes", les dirigeants peuvent adapter leur approche, réduire les risques et créer un environnement informatique intégré et efficace pour tous leurs collaborateurs.